Prozessautomatisierung und Prozesssteuerung im Drittparteienmanagement

Prozess Engine: Für eine 100%ige Compliance im Drittparteienmanagement ist die planmäßige Durchführung einer Vielzahl einzelner Prozesse notwendig. Beispiele hierfür sind anlassbezogene und regelmäßige Risikoanalysen sowie monatliche Providersteuerungsmeetings. Die Herausforderung für viele Unternehmen besteht in diesem Zusammenhang nicht in der Durchführung von einzelnen Prozessen, sondern in der Gewährleistung von Vollständigkeit, Übersicht und Termintreue.

IQProcess bringt die wichtigsten Prozesse im Drittparteienmanagement bereits vorkonfiguriert mit. Mit wenigen Knopfdrücken können diese Prozesse gestartet und Verantwortlichen zugewiesen werden. Ein Beispiel ist das monatliche Providersteuerungsmeeting für einen großen Public Cloud-Provider in der Verantwortung des Providermanagers. Vor Durchlaufen einer Prozessinstanz werden die Beteiligten per Push-Nachricht über die anstehenden Aufgaben informiert. Wird die jeweilige Prozessinstanz nicht ordnungsgemäß (z. B. mit vorgegebener Dokumentation) beendet, startet ein passgenauer Eskalations-Workflow. Gleiches gilt für eine Fristverletzung.

Durch das beschriebene Vorgehen ist sichergestellt, dass alle Vorgänge, die für das jeweilige Unternehmen Compliance ausmachen, plangemäß und termingerecht durchgeführt werden.

Prozess Cockpit: Durch ein Management-Cockpit herrscht 100%ige Transparenz aller als relevant definierten Compliance-Prozesse. In diesem Zusammenhang können über das Drittparteienmanagement hinaus beliebige Compliance-Prozesse definiert werden, die zu überwachen sind.

Für den jeweils Berechtigten sind unter anderem der Status, die Verantwortlichkeiten und das Prozessergebnis einsehbar. Ein differenziertes Berechtigungsmanagement steuert die Kenntnisnahme.

Flexible Filtermöglichkeiten erleichtern es, sich schnell einen Überblick über wesentliche Leistungskennzahlen der Compliance-Prozesse zu verschaffen. So werden z. B. auf Knopfdruck alle überfälligen oder in der nächsten Woche abzuschließenden Prozessinstanzen angezeigt. Provider, die typischerweise die geschuldete Leistungsgüte nicht erreichen, werden sofort sichtbar. Zusammengefasst helfen damit die Prozess Engine und das Prozess Cockpit, dass alle vorgeschriebenen Compliance-Prozesse eines Unternehmens fristgerecht und wie intendiert durchgeführt werden.